Gérer une clinique de médecine esthétique nécessite bien plus qu’un agenda et un système de réservation en ligne.

Une clinique proposant des traitements à base de toxine botulique, des injections d’acide hyaluronique et d’autres actes de médecine esthétique doit pouvoir gérer l’ensemble du parcours patient : réservation, antécédents médicaux, consentement éclairé, dossier médical, détails du traitement, traçabilité des produits, photographies avant et après, paiements et suivi.

C’est la principale différence entre un logiciel de réservation généraliste et un logiciel spécialisé pour les cliniques de médecine esthétique.

Pour une clinique de médecine esthétique, le logiciel doit prendre en charge les deux dimensions de l’activité :

gérer efficacement la clinique et documenter correctement la prise en charge du patient.

Que doit inclure un logiciel pour clinique de médecine esthétique ?

Pour la plupart des cliniques de médecine esthétique en France, les fonctionnalités essentielles sont :

• réservation en ligne et gestion des rendez-vous ;

• dossier patient informatisé (DPI) / dossier médical électronique ;

• questionnaires médicaux ;

• consentement éclairé numérique ;

• enregistrement des traitements injectables ;

• suivi des produits et des numéros de LOT/lot ;

• photographies avant et après ;

• schémas de traitement et notes cliniques ;

• paiements et acomptes ;

• communication avec les patients et rappels ;

• gestion des stocks ;

• rapports financiers et analyses ;

• gestion de plusieurs praticiens et de plusieurs établissements ;

• mesures appropriées de sécurité et de protection des données.

Un logiciel de réservation classique destiné à un institut peut gérer les rendez-vous, les paiements et les rappels.

Une clinique réalisant des actes de médecine esthétique a généralement besoin de fonctionnalités beaucoup plus complètes.

Conçu pour les cliniques de médecine esthétique en France

Les cliniques françaises traitent des données de santé sensibles. Dans le cadre du RGPD et de la loi Informatique et Libertés, les données relatives à la santé font partie des catégories particulières de données personnelles et bénéficient d’une protection renforcée.

La médecine esthétique est également soumise à des exigences professionnelles et réglementaires spécifiques.

En France, le ministère de la Santé rappelle que la réalisation d’injections à visée esthétique par des esthéticiens ou des personnes qui ne sont pas des professionnels de santé habilités est illégale.

Depuis le 31 mai 2024, la délivrance au public des dispositifs médicaux et produits injectables à base d’acide hyaluronique est également soumise à prescription. Pour une utilisation à visée esthétique, seuls les médecins peuvent prescrire ces produits.

Le logiciel ne garantit pas à lui seul la conformité réglementaire. La clinique et le praticien restent responsables du respect de leurs obligations professionnelles, médicales et réglementaires.

Le bon logiciel peut cependant faciliter la mise en œuvre et la documentation de procédures appropriées.

Clinicminds prend en charge les questionnaires médicaux, le consentement numérique, les dossiers de traitement, les photographies avant et après, les schémas de traitement, l’enregistrement des produits et des numéros de LOT, le suivi des complications et la gestion sécurisée des données des patients dans un seul système. Clinicminds indique que sa plateforme est conforme au RGPD.

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Pourquoi un logiciel spécialisé est important pour les cliniques de Botox et d’injections esthétiques

1. Un dossier médical, pas seulement une fiche client

Un système de réservation indique quand une personne a rendez-vous.

Un dossier patient informatisé doit également permettre d’enregistrer :

• le motif de consultation du patient ;

• les antécédents médicaux pertinents ;

• les constatations lors de la consultation ;

• les informations discutées avec le patient ;

• le consentement ;

• le traitement réalisé ;

• le produit utilisé ;

• les quantités, doses ou autres détails du traitement ;

• les numéros de LOT ou de lot ;

• les photographies et schémas ;

• les complications ou effets indésirables ;

• le suivi.

Cette distinction est particulièrement importante en médecine esthétique.

Clinicminds associe l’agenda des rendez-vous et le CRM patient à un dossier médical électronique configurable. Le même parcours patient peut ainsi passer du rendez-vous à la consultation, au traitement, au paiement puis au suivi sans devoir maintenir plusieurs systèmes distincts.

2. Des dossiers de traitement conçus pour les injections esthétiques

Les traitements par toxine botulique et acide hyaluronique nécessitent l’enregistrement d’informations qu’un logiciel généraliste destiné aux instituts n’est généralement pas conçu pour gérer.

Clinicminds permet aux cliniques de configurer leur parcours de traitement et d’enregistrer les informations pertinentes pour chaque acte.

Cela peut notamment inclure :

• les notes de traitement ;

• les questions médicales ;

• les questionnaires spécifiques au traitement ;

• les produits et matériels utilisés ;

• les numéros de LOT ;

• les informations relatives à la date de péremption ;

• les photographies avant et après ;

• les schémas de traitement ;

• les effets indésirables ;

• les complications.

Clinicminds peut également rendre obligatoire l’enregistrement du numéro de LOT pour certains traitements.

Pour une clinique pratiquant des injections esthétiques, il ne s’agit pas simplement d’une tâche administrative supplémentaire.

Cela permet de constituer un historique clinique structuré autour de chaque traitement.

3. Traçabilité des lots et des produits

La traçabilité des produits mérite une attention particulière dans une clinique de médecine esthétique française.

Les informations pertinentes concernant les soins réalisés et les produits utilisés doivent pouvoir être retrouvées de manière structurée, notamment lorsqu’un problème de sécurité, un effet indésirable ou un rappel de produit survient.

Clinicminds permet d’enregistrer les numéros de LOT associés aux traitements et de les exporter. Son système prend également en charge des rapports de rappel basés sur les numéros de LOT enregistrés et les informations associées aux produits.

Pour une clinique utilisant quotidiennement des produits injectables, il s’agit d’une différence importante entre un logiciel clinique spécialisé et une plateforme de réservation standard.

4. Consentement éclairé numérique et questionnaires médicaux

Le consentement éclairé doit faire partie du parcours clinique plutôt que d’être simplement conservé sous la forme d’un PDF isolé.

Clinicminds permet aux cliniques de créer leurs propres formulaires de consentement spécifiques à chaque traitement, de les faire signer numériquement par les patients et de les conserver dans leur dossier.

Les patients peuvent également répondre à des questions concernant leurs antécédents médicaux dans un environnement sécurisé avant leur rendez-vous.

Cela peut réduire les tâches administratives à l’accueil tout en donnant au praticien accès aux informations pertinentes avant le début de la consultation.

Clinicminds ne définit volontairement pas le texte que les cliniques doivent utiliser dans leurs formulaires de consentement : les exigences dépendent du traitement, du praticien et du cadre réglementaire applicable.

5. Photographies avant et après et schémas de traitement

La photographie clinique constitue une partie importante de la documentation de nombreux traitements de médecine esthétique.

Clinicminds permet de stocker les photographies directement dans le dossier médical du patient, notamment les photos prises avant le traitement, après le traitement et lors des consultations de suivi.

Les praticiens peuvent également utiliser des schémas et des modèles de traitement pour documenter précisément les zones traitées et la manière dont le traitement a été réalisé.

La documentation visuelle reste ainsi regroupée avec l’ensemble de l’historique du traitement au lieu d’être dispersée entre des téléphones, dossiers et applications distinctes.

6. Réservation en ligne, acomptes et rappels

Un bon logiciel de médecine esthétique doit également fonctionner avant même que le patient n’entre dans la salle de traitement.

Clinicminds comprend notamment :

• la planification des rendez-vous en ligne ;

• les agendas des praticiens ;

• les communications automatisées concernant les rendez-vous ;

• les listes d’attente ;

• les prépaiements en ligne ;

• la planification des salles et équipements ;

• la planification du personnel ;

• la planification pour plusieurs établissements.

Les patients peuvent prendre rendez-vous en ligne tandis que la clinique conserve le contrôle sur la disponibilité des praticiens et des ressources.

Pour la clinique, les acomptes et rappels automatisés peuvent également réduire la quantité de travail manuel associée aux rendez-vous et aux patients qui ne se présentent pas.

7. Documentation médicale assistée par l’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle peut être utile dans une clinique de médecine esthétique lorsqu’elle permet de réduire les tâches administratives sans chercher à remplacer le jugement clinique du praticien.

Clinicminds a intégré Quinn AI dans son processus de documentation médicale.

Son AI Medical Scribe peut écouter une consultation et convertir la conversation en documentation médicale structurée, notamment la demande du patient, les constatations, le plan de traitement et le suivi.

Les praticiens peuvent également dicter directement des notes individuelles dans le dossier médical électronique.

L’objectif pratique est simple :

passer moins de temps à saisir des informations après la consultation et disposer d’une documentation plus cohérente tout au long de la journée.

Le praticien reste responsable du dossier médical.

8. Un seul système pour la gestion opérationnelle de la clinique

Le dossier médical n’est qu’une partie de la gestion d’une clinique.

Clinicminds regroupe également :

• le CRM et l’historique patient ;

• la facturation ;

• les paiements en ligne ;

• les portefeuilles patients ;

• les forfaits de traitement ;

• la gestion des stocks ;

• les rapports financiers ;

• le suivi du chiffre d’affaires ;

• les données marketing ;

• les rappels automatisés de traitement ;

• les cartes cadeaux ;

• les analyses.

Ces fonctionnalités deviennent de plus en plus importantes à mesure que la clinique se développe.

L’objectif n’est pas de disposer de la liste de fonctionnalités la plus longue possible. Il s’agit de réduire le nombre de systèmes distincts que le personnel doit maintenir et gérer.

9. Adapté à plusieurs praticiens et plusieurs établissements

Un logiciel adapté à un seul praticien n’est pas automatiquement adapté à un groupe de cliniques.

À mesure que l’organisation se développe, les cliniques doivent gérer :

• les praticiens ;

• le personnel d’accueil et d’assistance ;

• les établissements ;

• les autorisations des utilisateurs ;

• les salles de traitement ;

• les équipements ;

• les agendas ;

• les stocks ;

• les dossiers patients ;

• les rapports.

Clinicminds prend en charge plusieurs établissements et permet de gérer les accès utilisateurs ainsi que les paramètres opérationnels par établissement.

Clinicminds indique actuellement que sa plateforme est utilisée dans plusieurs pays et plusieurs langues, avec des milliers de médecins et de collaborateurs utilisant le système et plus de cinq millions de dossiers créés.

10. Des intégrations plutôt qu’un système fermé

Une plateforme de gestion de clinique n’a pas besoin de développer elle-même chaque fonctionnalité spécialisée.

Elle doit cependant pouvoir se connecter aux systèmes sur lesquels la clinique s’appuie déjà.

Clinicminds prend notamment en charge des intégrations avec :

• Stripe

• Mailchimp

• Zapier

• Google Analytics

• Google Tag Manager

• suivi Meta/Facebook

• Google Calendar

• Outlook Calendar

• iCloud Calendar

• exports comptables

Clinicminds décrit cette approche comme un modèle d’intégration ouvert : des logiciels spécialisés peuvent être connectés lorsqu’il est plus pertinent de le faire que de recréer chaque fonctionnalité à l’intérieur de la plateforme.

Comment comparer les logiciels pour cliniques de médecine esthétique ?

Les listes de fonctionnalités sont utiles, mais elles ne permettent pas de savoir si un logiciel fonctionnera réellement bien dans votre clinique.

Un meilleur test consiste à suivre le parcours complet d’un patient du début à la fin :

Recherche → réservation → antécédents médicaux → consultation → consentement → traitement → enregistrement du produit → photographies → paiement → soins post-traitement → contrôle → traitement suivant

Demandez aux fournisseurs de logiciels potentiels de vous présenter l’ensemble de ce parcours.

Posez ensuite cinq questions pratiques :

Le praticien peut-il compléter rapidement un dossier de traitement ?

Une bonne documentation clinique ne doit pas créer de travail inutile.

Pouvez-vous retrouver précisément ce qui s’est passé plusieurs mois ou années plus tard ?

L’historique du patient, le consentement, le traitement, les informations sur les produits et les photographies doivent être reliés entre eux.

Le personnel d’accueil peut-il travailler depuis le même système ?

La clinique ne devrait pas avoir besoin de feuilles de calcul séparées pour gérer correctement les rendez-vous et l’administration des patients.

La direction peut-elle voir ce qui se passe dans la clinique ?

Les rendez-vous, le chiffre d’affaires, les praticiens, les établissements et les stocks doivent pouvoir être mesurés et suivis.

Le logiciel restera-t-il adapté lorsque la clinique se développera ?

L’ajout de praticiens, de traitements et d’établissements ne devrait pas obliger la clinique à remplacer son système de gestion principal.

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Clinicminds + Injectablesbooking : Verified Bookings

Clinicminds gère ce qui se passe à l’intérieur de la clinique.

Injectablesbooking aide les consommateurs à trouver et comparer des cliniques de médecine esthétique et des praticiens qualifiés.

Les deux plateformes répondent donc à des étapes différentes du même parcours patient.

Les cliniques utilisant Clinicminds peuvent diriger les visiteurs provenant d’Injectablesbooking directement vers leur propre environnement de réservation.

Avec Verified Bookings, les cliniques participantes peuvent également mesurer les réservations de nouveaux patients provenant d’Injectablesbooking. La clinique continue de gérer le patient et le rendez-vous dans Clinicminds. Injectablesbooking n’a pas besoin d’informations permettant d’identifier directement le patient pour vérifier l’attribution de la réservation.

Pourquoi travaillons-nous ensemble ?

Notre objectif chez Injectablesbooking est simple :

aider les consommateurs à trouver des professionnels correctement qualifiés et leur permettre de prendre facilement rendez-vous auprès d’eux.

Clinicminds fournit à la clinique l’infrastructure professionnelle nécessaire pour gérer ce qui se passe ensuite.

Verified Bookings comble la dernière étape : il permet de déterminer si la recherche effectuée sur Injectablesbooking a réellement abouti à la réservation d’un nouveau patient.

Injectablesbooking amène le patient vers la clinique. Clinicminds gère le parcours patient. Verified Bookings relie les deux.

En savoir plus sur Verified Bookings

Clinicminds est-il le bon logiciel pour votre clinique ?

Clinicminds ne sera pas nécessaire pour toutes les structures.

Si vous avez uniquement besoin d’un agenda, de rappels simples et du traitement des paiements, un logiciel de réservation plus basique peut être suffisant.

Clinicminds devient plus pertinent lorsque votre clinique doit regrouper :

Réservation + dossier patient informatisé + consentement + questionnaires médicaux + dossiers de traitement + photos + traçabilité des LOT + paiements + stocks + rapports + documentation assistée par l’IA

dans un seul parcours de travail.

Pour une clinique française en développement proposant des traitements par toxine botulique, acide hyaluronique et d’autres actes de médecine esthétique, ce sont précisément ces fonctionnalités cliniques qui distinguent un véritable logiciel de gestion de clinique d’un simple système de réservation.

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Questions fréquentes sur les logiciels pour cliniques de médecine esthétique